| Wdrażając oprogramowanie ERP w różnych firmach pojawiają się zawsze problemy ze zrozumieniem potrzeb klienta. W związku z tym, poniżej znalazła się lista 144 punktów, na które musisz znać odpowiedź zanim wdrożysz system ERP. Zestaw pytań do analizy powstał na podstawie doświadczeń – zarówno tych dobrych, jak i tych złych. Cechy przedsiębiorstwa: - Do jakiej branży należy przedsiębiorstwo?
- Jakie są główne produkty?
- Czy zakład związany jest z większym przedsiębiorstwem? Jeśli tak, w jakiej formie? np. Zakład filialny, struktura holdingowa.
- Jeśli powiązany z większym przedsiębiorstwem: Czy zakład jest częścią łańcucha logistycznego obejmującego całą firmę? np. Produkcja wstępna dla innego obszaru, przetwarzanie wyrobów z powiązanego przedsiębiorstwa.
- Czy zakład posiada więcej obszarów produkcji, jeśli tak, proszę opisać różnice między nimi? Np. różne spektrum wyrobów, produkcja składników.
- Jaki jest roczny obrót (na obszar jeśli możliwy podział)?
- Jak duży jest udział / liczba nowych produktów w roku, odnosząc do całego spektrum wyrobów (cykl innowacji)?
- Komu są sprzedawane Wasze produkty? Grupy klientów, branże...
- Jakich kanałów sprzedaży używacie Państwo na Waszym głównym rynku? Sprzedaż bezpośrednia, przedstawiciel / sprzedawcy, własne oddziały, katalog, eCommerce.
- Czy w ciągu ostatnich dziesięciu lat miały miejsce zmiany techniczno organizacyjne w organizacji przebiegów? Jeśli tak, to jakie? Przy większej ilości obszarów proszę podać w odniesieniu do obszaru.
- Czy w przedsiębiorstwie jest sformułowana filozofia jakości lub polityka jakości?
- Jakie metody poprawy jakości stosowane są w przedsiębiorstwie?
- Czy przedsiębiorstwo jest certyfikowane w oparciu o ISO 9001/2/3?
- ISO 9001: zapewnienie jakości w projektowaniu / rozwoju, produkcji, montażu i obsłudze klienta.
- ISO 9002: zapewnienie jakości w produkcji i montażu.
- ISO 9003: QS zapewnienie jakości w badaniach końcowych.
- Jeśli nie, czy certyfikacja planowana jest w najbliższej przyszłości?
- Jakie są główne cele, które powinny być osiągnięte wraz z wprowadzeniem nowego systemu informatycznego/logistycznego?
- Czy przedsiębiorstwo ma pełną swobodę w wyborze systemu, czy też decyzje będą podejmowane / będzie na nie wpływać inne miejsce?
- Rozstrzygnięcia na poziomie koncernu (tak/nie).
- Jakie są rodzaje wytwarzanych głównych produktów? Wyroby według specyfikacji klienta, uszeregowane w typy z wariantami specyficznymi dla klienta, wyroby standardowe z wariantami, wyroby standardowe bez wariantów.
- Co powoduje uruchamianie produkcji wyrobów gotowych (dyspozycje)? Np. wyłącznie zapotrzebowanie klientów, sterowanie stanami magazynowymi (punkt zamówienia bądź inne metody), sterowanie zużyciem (ustalanie wielkości partii ), z planu zbytu.
- Tylko przy produkcji wielostopniowej:
- Jak uruchamiana jest produkcja elementów złożonych lub półproduktów? Np.: wyłącznie zapotrzebowanie klientów, sterowanie stanami magazynowymi (punkt zamówienia bądź inne metody), sterowanie zużyciem (ustalanie wielkości partii).
- Czy istnieje jakiś punkt rozłączania (Przejście z produkcji związanej ze zleceniem klienta do produkcji anonimowej) ?
- Jak duża jest średnia wielkość partii dla części, podzespołów, zespołów i wyrobów gotowych.
- Jakie procesy realizowane są między wejściem zapotrzebowania a rozpoczęciem produkcji i w poszczególnych etapach produkcji? Np. Kalkulacja zlecenia, konstrukcja, rozplanowanie przygotowania pracy.
- Jak przebiega zaopatrzenie w materiały, udostępnianie materiału?
- Czy używane są systemy numeracji do sterowania produkcją, jeśli tak to jakie?
- Czy istnieje jakaś specyfika produkcji która musi być bezwarunkowo odwzorowana w nowym systemie?
- Ile jest opracowywanych rocznie zleceń klientów, zleceń produkcyjnych, zleceń zaopatrzenia, zleceń konstrukcyjnych?
- Jakie są średnie czasy przebiegu (realizacji) zlecenia klienta, zlecenia produkcyjnego, zlecenia zaopatrzenia, zlecenia konstrukcyjnego?
- Jakie obszary obejmuje już elektroniczne przetwarzanie danych i powinno być ono utrzymane? Podać istniejące oprzyrządowanie hard- i software'owe.
- Jak wygląda przebieg zlecenia / przebieg dokumentów? Szkice w postaci załączników, interfejsy , magazyny, rodzaj sterowania zleceniem, określenie systemu z jego procesami cząstkowymi, które powinny być objęta nowym rozwiązaniem.
- Jak wyglądają wykazy części/ plany pracy i pozostałe dokumenty produkcyjne? Pokazać przykłady, ich specyfikę
- Czy w przedsiębiorstwie istnieje obowiązująca koncepcja informatyczna ?
- Czy przedsiębiorstwo posiada własne wzorce / szablony dokumentów?
- Czy przedsiębiorstwo posiada niestandardowe wzorce dokumentacji specyficznej w branży?
- Ile w sumie użytkowanych jest serwerów, stacji roboczych, PC-tów (włączając produkcję) ?
- Jakie są zainstalowane bazy danych i systemy operacyjne?
- Jakie główne programy użytkowe / moduły zainstalowane są na komputerach?
- Komputery na produkcji: Ile stacji roboczych / Pc-tów znajduje się na produkcji?
- Jakie są zainstalowane systemy wspierające produkcję? Jakie moduły?
- Struktura osobowa:
- Ilu pracowników zatrudnia przedsiębiorstwo? Kształtowanie się zatrudnienia w ostatnich latach (tendencja).
- Ilu pracowników zatrudnionych jest w obszarze produkcji / rozwoju / zarządzaniu?
- Czy w przedsiębiorstwie prowadzone są systematyczne działania na rzecz rozwoju personalnego? np. Rozmowy z pracownikami, ankietowanie pracowników, dalsze kształcenie itp.
- Czy w przedsiębiorstwie istnieje koncepcja szkoleń w zakresie zapewnienia jakości?
- Czy w przedsiębiorstwie istnieje koncepcja szkoleń e-learningu ?
- Czas pracy:
- Jaki jest tygodniowy czas pracy w przedsiębiorstwie?
- Czy występują różnice między wydziałami?
- Jaka jest organizacja pracy zmianowej?
- W czym tkwią główne problemy przedsiębiorstwa?
- Co jest szczególnie słabą stroną przedsiębiorstwa?
- Co jest szczególnie silną stroną przedsiębiorstwa?
- Kim są wasi konkurenci i w czym upatrujecie ich siłę?
- Wymagania Moduł Księgowość:
- Ilość stanowisk dla modułu księgowego.
- Konta struktura – długość analityki ilość segmentów.
- Zakładowy plan kont wraz z wzorcami księgowań.
- Okresy obrachunkowe Ilość okresów obrachunkowych w roku. Czy okres obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.
- Transakcje: Czy informacje z poszczególnych modułów są księgowane bezpośrednio czy czekają na potwierdzenie osoby upoważnionej, dzienna/miesięczna ilość transakcji.
- Rozliczanie kosztów – warianty rozliczania kosztów
- Budżety : budżetowanie na kontach kosztowych rodzajowych/wydziałowych.
- Dodatkowe wymagania księgowych.
- Raporty dla kierownictwa firmy: jakie?
- Zarządzanie finansowe / śledzenie stanu salda zobowiązań poszczególnych klientów – blokady.
- Kontrola płatności za faktury dostawców i odbiorców.
- Obligatoryjna sprawozdawczość.
- Rodzaje i typy dokumentów rejestrowanych w przedsiębiorstwie.
- Podział rejestrów VAT sprzedaży i zakupów prowadzonych przez przedsiębiorstwo.
- Rejestry księgowe wraz ze spisem, których dokumentów dotyczą.
- Procedura wystawiania not odsetkowych i wezwań do zapłaty.
- Procedura wystawiania cesji i kompensat.
- Opis procesu rejestracja dokumentów SAD i faktur importowych.
- Opis procesu wystawiania zaliczek na pracowników w przedsiębiorstwie.
- Sposoby rozliczania różnic kursowych.
- Zastosowanie HomeBanking.
- Występujące schematy księgowań.
- Podział ewidencjonowanych kosztów.
- Wzorce numeracji dokumentów w przedsiębiorstwie.
- Numeracja dziennika i rejestrów (miesięczna czy roczna).
- Kryteria podziału środków (własne, obce, leasing itp.).
- Zakres stosowania KRŚT w przedsiębiorstwie.
- Amortyzacja podatkowa i bilansowa – różnice występujące w przedsiębiorstwie.
- Opis wykorzystywanych dokumentów przy ewidencji środków.
- Środki trwałe jako przedmiot opodatkowania – zakres.
- Ewidencja środków nisko-cennych.
- Schemat obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie (przyjęcie środka do ewidencji).
- Wykaz stanowisk kosztów (jeśli istnieje odrębna ewidencja miejsc używania, to również analityczny wykaz miejsc używania środków trwałych).
- Opis raportów wykorzystywanych w firmie.
- Schematy księgowe służące do dekretacji amortyzacji, rat podatku i dowodów obrotowych.
- Moduł handlowy – wymagania:
- Ilość stanowisk przewidzianych do obsługi modułu handlowego.
- Ilość kartotek towarowych.
- Ilość kartotek kontrahentów.
- Typy kontrahentów: stali / jednorazowi / tymczasowi / detaliczni.
- Nietypowe informacje rejestrowane podczas sprzedaży.
- Podział na stanowiska zajmujące się osobno zakupem i sprzedażą?
- Orientacyjna ilość transakcji handlowych dziennie.
- Ilość dostawców.
- Typy dostawców stali / jednorazowi.
- Nietypowe informacje rejestrowane podczas zakupu.
- Podaj opis i/lub naszkicuj schemat przebiegu fizycznych kroków procesu zakupu towarów w firmie (zaznacz obszary szczególnie istotne).
- Podaj opis i/lub naszkicuj schemat przebiegu fizycznych kroków procesu dla operacji płatności dostawcom w firmie (zaznacz obszary szczególnie istotne).
- Podaj opis i/lub naszkicuj schemat przebiegu fizycznych kroków procesu sprzedaży towarów i usług w firmie (zaznacz obszary szczególnie istotne).
- Jaka część sprzedaży, zakupu odbywa się za pośrednictwem zamówień, a jaka to zakupy i sprzedaż bieżąca?
- Opisz proces zamówienia towaru przez klienta.
- Czy przyjmowane są zamówienia przewyższające dostępną ilość na magazynie.
- Opisz proces zamówienia towaru u dostawcy.
- Czy w zamówieniach do dostawcy uwzględniane są zamówienia złożone przez odbiorców?
- Osoby odpowiedzialne ( stanowiska ) za zatwierdzanie zamówień.
- Jakie kryteria stosuje się przy wyborze dostawcy?
- Czy zamówienia będą tworzone cykliczne?
- Logistyka.
- Informacje o Klientach, kryteria podziału Klientów.
- Rejestracja umów z Klientem (informacje przechowywane w systemie).
- Rodzaje materiałów/towarów i ich klasyfikacja (rodzaje indeksów materiałowych).
- Cechy towarów (oznakowanie, lokalizacja w magazynie, terminy ważności, cechy specyficzne).
- Stosowane kompletacje.
- Stosowane zamienniki.
- Stosowane opakowania i jednostki miar.
- Rodzaje magazynów i typy stosowanej wyceny.
- Zarządzanie stanami magazynowymi (rezerwacje, limity wydań na dany magazyn, stanowisko kosztów, kontrola stanów, obsługa sytuacji wyjątkowych. – zniszczenia, niedobory, nadwyżki itp.).
- Elementy polityki cenowej wykorzystywane w przedsiębiorstwie (cenniki, rabaty itp.).
- Dokumenty wykorzystywane w obrocie magazynowym wraz z opisem ich obiegu.
- Dokumenty sprzedaży (kraj, eksport, dokumenty około-eksportowe) wraz z opisem ich obiegu.
- Informacje na dokumentach magazynowych i dokumentach sprzedaży/zakupu (przykładowe wzory dokumentów).
- Opis procedury korygowania dokumentów błędnie wystawionych, sposób prezentacji korekt na raportach.
- Raportowanie obrotu i stanów magazynowych w przedsiębiorstwie, rozdzielniki kosztów (przykładowe zestawienia).
- Raportowanie sprzedaży, zakupu, (przykładowe zestawienia).
- Procedura inwentaryzacyjna w przedsiębiorstwie.
- Sposoby dekretacji i księgowania dokumentów magazynowych, różnic inwentaryzacyjnych.
- Zastosowanie i struktura stanowisk kosztów w przedsiębiorstwie.
- Kadry Płace.
- Zakładowy regulamin wynagrodzeń.
- Lista składników wynagrodzeń wraz z opisem ich stosowania.
- Istniejące systemy pracy.
- Termin wyliczania listy płac.
- Zasady tworzenia list dodatkowych (w jakich przypadkach).
- Algorytm wyliczania składników chorobowych i definiowalnych.
- Stosowane rodzaje nieobecności pracowników.
- Wymiar i tryb pracy.
- Typy zawieranych umów – wzorce.
- Wzorzec księgowania płac (opcjonalnie).
- ZFŚS, Pożyczki.
- Rodzaje zawieranych umów.
- Wzorce podpisywanych umów.
- Wzorzec zaświadczenia o pracy i wynagrodzeniu.
- Wzorce aneksów i wypowiedzeń warunków zatrudnienia.
- Lista funkcji (zajmowanych stanowisk )w firmie.
- Typy angażu w firmie (umysłowy, fizyczny).
- Rodzaje absencji.
- Specyficzne dla firmy dni wolne od pracy.
- Karty ewidencji czasu pracy (roczne , miesięczne , dzienne).
- Funkcjonujące w firmie systemy pracy.
- Wzorzec raportu planu urlopów.
- Inne raporty i zestawienia tworzone na wewnętrzne potrzeby firmy (statystyka).
- Lista składników wynagrodzeń wraz z opisem ich stosowania.
- Definicje składników definiowalnych (na. Premii uzależnionych od innych składników płacowych bądź stażu pracy i inne).
- Wzorzec raportu listy płac oraz listy płac pasek.
- Wzorzec raportu zbiorczej listy płac na podstawie którego księgowane są wynagrodzenia.
- Algorytm wyliczania składników chorobowych – rodzaje składników wchodzących w skład podstawy naliczania chorobowego, z ilu miesięcy wyliczana jest średnia.
- Wzorzec rachunku do umowy zlecenia stosowanego w firmie.
- Wzorzec karty wynagrodzeń pracownika lub karty podatkowej.
- Inne zestawienia płacowe tworzone na potrzeby wewnętrzne firmy.
- Zakres prac i dostępność obszarów systemu dla pracowników.
- Dostępność obszarów systemu dla zarządu.
|
Po godzinach 
